Technologie IT w służbie Centrów Usług Wspólnych
Polski sektor elektroenergetyczny stoi przed kolejnym etapem konsolidacji, polegającym na tworzeniu Centrów Usług Wspólnych, które pozwolą na zoptymalizowanie kosztów prowadzenia działalności. Jednocześnie stają się praktycznym narzędziem zarządzania zintegrowanymi podmiotami. Dzięki nim można udoskonalać działalność poszczególnych spółek w kwestii rachunkowości, zarządzania kadrami czy informatyką.
Fundamentami leżącymi u podstaw działania Centrów Usług Wspólnych są:
• reorganizacja – zmiana sposobu funkcjonowania spółek, poprzez wydzielenie CUW i powierzenie mu ściśle określonych zadań;
• centralizacja – wydzielenie i skupienie w ramach jednej spółki decyzyjności obejmującej pozostałe spółki w grupie (w ramach obszaru działania CUW);
• standaryzacja – wypracowanie i narzucenie homogenicznych procedur dla całej grupy.
Czym zatem charakteryzuje się sam CUW? Przede wszystkim jest niezależną jednostką biznesową, która świadczy usługi dla całej grupy. Do jej zadań należy wypracowanie nowych, ustandaryzowanych procesów biznesowych, które pozwolą na zwiększenie efektywności operacyjnej organizacji. W tym celu musi posiadać swoje zasoby (ludzkie i materialne), a także gwarantować jakość i czas realizacji swoich usług. Z reguły Centra Usług Wspólnych działają w oparciu o umowy o poziomie świadczenia usług (z ang. Service Level Agreements), które defi niują m.in. ich zakres, koszt oraz odpowiedzialność prawną stron. Co bardzo ważne, u podstaw tworzenia CUW leży założenie o tym, że jako jednostka biznesowa powinna działać według reguł wolnorynkowych, a więc równoważyć ponoszone koszty uzyskiwanymi od spółek przychodami; oferować usługi konkurencyjne w stosunku do dostępnych na rynku, działać rentownie i efektywnie.
Wymagania i obszary działania CUW
W raporcie „Implementing Shared Services”, przygotowanym w roku 2000 przez Institute of Management Accountants, zidentyfi kowano dwa rodzaje działalności i określono warunki, jakie sprzyjają ich centralizacji
w ramach CUW. Poniżej najważniejsze z nich:
• Dla zadań o charakterze ilościowym:
- rodzaj wykonywanych obowiązków jest zbliżony dla wszystkich jednostek,
- czynności są z natury powtarzalne, mają podobny charakter i są duplikowane w całej grupie,
- potrzeby spółek w zakresie działalności danego CUW-u są do siebie zbliżone,
- istnieje możliwość automatyzacji szeregu czynności
- dzięki zastosowaniu technologii,
- działalność przenoszona do CUW dotyka dużej liczby pracowników,
- nie ma istotnych przeszkód prawnych.
• Dla zadań o charakterze jakościowym, opartych o wiedzę:
- wykonywane są w podobny sposób we wszystkich spółkach,
- występuje wystarczająca zgodność w kwestii wymagań klientów,
- rozwiązania bazują w głównej mierze na gotowych formułach, zamiast na jednorazowych realizacjach,
- dany rodzaj działalności wykonywany jest w wielu departamentach, co stwarza okazję do stworzenia jednego kompleksowego punktu, który go obsłuży,
- potencjalne wdrożenie CUW-u stanie się istotne z punktu widzenia większości managerów, działów i spółek.
Przeczytaj cały materiał w magazynie Energetyka Cieplna i Zawodowa nr 2/2014.
