Standard ISO – znaczenie i cechy

ISO symbolizuje jedność, która jest wprowadzana w wyniku wdrażania standardów na całym świecie. Wypracowaniem tych standardów w celu zapewnienia jakości, wydajności i bezpieczeństwa produktów, usług i systemów zajmuje się Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna z siedzibą w Genewie.

Normy ISO powstały więc po to, aby zapewnić spójność. Są na bieżąco opracowywane już od 1947 roku i od tej pory są kluczowe dla dostosowywania praktyk biznesowych do przyjętych zasad w ramach niniejszego systemu certyfikacji, która zaświadcza, że usługa, procedura dokumentacji, system zarządzania lub proces produkcyjny są zgodne z wymogami normalizacji oraz zapewnienia jakości.

Normy są przyjmowane na podstawie wspólnie wypracowanego konsensusu, a następnie akceptowane przez wyznaczone jednostki normalizacyjne takie jak Polski Komitet Normatywny (który jest zwierzchnim dostawcą treści norm). Trzeba zaznaczyć, że ich uznanie jest kwestią dobrowolną i właśnie to odróżnia je od norm stosowanych w przypadku posługiwania się znakiem CE np. przy wytwarzaniu zabawek.

W normach ISO znajdziemy więc wskazówki, informacje oraz dobre praktyki związane z różnymi aspektami działalności gospodarczej. Ich charakter jest uniwersalny. Mogą być stosowane przez  firmy prywatne i państwowe, niezależnie od branży, wielkości, sektora i wdrożonych rozwiązań. Co więcej, wszystkie normy są poparte podstawami naukowymi oraz danymi sprawdzanymi pod kątem poprawności ekonomicznej, technicznej i użytkowej. Oprócz tego uwzględniają obecny stan wiedzy oraz stan technologiczny (bądź ten, który może być osiągnięty w bliskiej perspektywie czasowej).

Aktualne normy ISO

Obecnie istnieje ponad 23 tysiące rodzajów norm ISO. Dotyczą one różnych obszarów życia, a ich liczba wciąż rośnie. W celu ułatwienia identyfikacji norm ISO pogrupowano je w serie według dziedzin. Wśród najbardziej popularnych wymienia się standardy poniższych serii:

• ISO 9000 – normy dotyczące zarządzania jakością
• ISO 14000 – normy dotyczące zarządzania środowiskiem
• ISO 18000 – normy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
• ISO 22000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem żywności
• ISO 22300 – normy dotyczące ciągłości działania (np. ISO 22301)
• ISO 27000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji (np. ISO 27001)
• ISO 28000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem w łańcuchu dostaw
• ISO 31000 – normy dotyczące zarządzania ryzykiem

Numeracja norm ISO może ulegać zmianom, ponieważ są na bieżąco kontrolowane i uaktualniane (co 3-5 lat). Każda zmieniona norma jest tłumaczona na różne języki.

Certyfikacja ISO 9001 w biznesie

Organizacja „Certyfikowana przez ISO 9001” spełnia wymagania określone właśnie w tej normie (ISO 9001). Norma ta zobowiązuje organizację do utworzenia i stosowania systemu zarządzania jakością, który jest odpowiedni oraz skuteczny, a przy tym wymaga identyfikacji obszarów potrzebujących poprawy i działania w kierunku ulepszenia. W wyniku tego, zazwyczaj organizacja z certyfikatem ISO 9001 jest postrzegana jako taki podmiot, którego usługi i produkty spełniają określone normy jakości. Posiadanie certyfikatu 9001 jest obowiązkowe w niektórych branżach po to, aby prowadzić sprzedaż, np. w przemyśle motoryzacyjnym.

ISO 9001:2015 – co wyrażają jej komponenty?

Na normę ISO 9001:2015 składają się trzy części: ISO, 9001 i 2015.

ISO – odnosi się do Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej opracowującej standardy w celu certyfikacji przedsiębiorstw i organizacji. Proces certyfikacji obsługuje strona trzecia i jest ona testowany każdego roku.

9001 – każdy numer występujący po ISO klasyfikuje normę. W przypadku rodziny ISO 9000 chodzi o zarządzanie jakością. Za to ISO 9001 (jako jedna z najpowszechniej znanych norm) określa przesłanki dla spełnienia zasad zarządzania jakością. Tym samym umożliwia firmom i organizacjom zwiększenie wydajności oraz poprawę zadowolenia klientów.

2015 – liczba ta oznacza wersję normy, która została spełniona. Reprezentuje ją rok kalendarzowy, w którym dana norma została wprowadzona. Tutaj jest to 2015, czyli piąta edycja normy ISO 9001.

Gdzie szukać treści norm ISO?

W celu uzyskania informacji o nowych lub aktualnych normach ISO wystarczy skorzystać z ISO. To organizacja ustanawiająca normy, która będzie najlepszym źródłem wiedzy. Treść norm jest ogólnodostępna, tak samo jak informacje o oznaczeniach CE, na stronie Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Jednak za dostęp do nich trzeba uiścić opłatę. Poza tym funkcjonują punkty sprzedaży oferujące przegląd i wyjaśnienia aktualizacji ISO, co ma ułatwić firmom i osobom prywatnym ich zrozumienie.

Dla przykładu, ISO 9001 zmieniło się z 2008 na 2015, w ramach czego wprowadzono następujące zmiany:

• zwiększenie liczby klauzul,
• nowa struktura w postaci tzw. High Level Structure,
• terminologia,
• podejście procesowe,
• większy nacisk na dane wejściowe i wyjściowe,
• myślenie oparte na ryzyku jako podstawie,
• koncentrację na kontekście organizacji,
• uaktualnienie przywództwa i zaangażowania,
• ulepszoną integrację z pozostałymi normami ISO.

Korzyści z wdrożenia norm ISO w firmie

Zależnie od wybranego zagadnienia, normy ISO oddziałują na różne kwestie związane z funkcjonowaniem organizacji. Mogą wpływać na poprawę bezpieczeństwa pracy, zarządzania ryzykiem, jakości, czy zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko.

Norm ISO jest mnóstwo, dlatego na początku trzeba ustalić, która dziedzina działania firmy wymaga poprawy. Dopiero wtedy można wyszukać i wdrożyć odpowiednią normę.

Wśród zalet wprowadzania norm ISO można wymienić też poprawę pozycji i prestiżu na rynku, m.in. ze względu na poprawę konkurencyjności produktu i transparentności procedur, które funkcjonują w firmie. Normy te mogą również poprawić komunikację handlową w zakresie globalnym i zmniejszyć ryzyko związane z prowadzoną działalnością. Dzięki temu przedsiębiorstwo rozwija się w sposób bardziej zrównoważony. Dodatkowo normy ISO dla wielu osób są po prostu gwarancją jakości i bezpieczeństwa, zwłaszcza na rynkach spoza Unii Europejskiej.

Wcielenie standardów ISO może przynieść więc wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:

a) korzyści wewnętrzne:

• poprawa samokontroli wśród załogi,
• wzrost odpowiedzialności za jakość wyrobu,
• wzrost odpowiedzialności za jakość pracy,
• poprawa organizacji pracy,
• ustabilizowanie procesów,
• zmniejszenie zbędnego zużycia surowców, materiałów, energii i czasu przeznaczonych wcześniej na korygowanie niezgodności,
• prorynkowa reorientację przedsiębiorstwa,
• zmniejszenie kosztów produkcji,
• ukierunkowanie nadzoru nad jakością w stronę redukowania, eliminowania i zapobiegania niezgodnościom,
• stworzenie sytuacji, w której czynniki ludzkie, techniczne, administracyjne znajdują się pod kontrolą

b) korzyści zewnętrzne:

• poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa,
• poprawa wizerunku firmy.
• atrakcyjniejsza pozycję i zdobycie atutów podczas transakcji handlowych (zarówno odbiorcy, jak i poddostawcy czy podwykonawcy),
• większa szansa na zdobycie nowych i utrzymanie dotychczasowych klientów,
• szansa na osiągnięcie maksymalnej skuteczności w spełnianiu oczekiwań klienta,
• większa szansę na zdobycie znaku jakości Q,
• pierwszy krok do zdobycia Polskiej Nagrody Jakości,
• lepsza relacja z instytucjami ubezpieczeniowymi i bankowymi.

Uzyskanie certyfikatu ISO krok po kroku

W jaki sposób uzyskać certyfikację ISO dla swojej firmy?

Pierwszy krok to przeprowadzenie badań, które pozwolą określić, czy prawidłowo wdrożyliśmy wymogi przewidziane w normie ISO. Należy je pobrać i się z nimi zapoznać, a potem przystąpić do ich wdrożenia zgodnie z zaleceniami. Najlepiej rozważyć skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanego podmiotu, np. kancelarii prawnej, która przeprowadzi przedsiębiorcę przez cały proces, a na koniec wykona dokładny audyt, który potwierdzi gotowość do certyfikacji.

Drugi krok po wdrożeniu norm to udanie się do podmiotu dysponującego uprawnieniami do nadawania certyfikacji. Przeprowadzi on potrzebne testy, a w sytuacji, w której wszystko będzie zgodne z wymaganiami normy, wystawi certyfikat potwierdzający zgodność z normami ISO.

Audyty ISO można podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne, czyli:

• audyty pierwszej strony – prowadzone przez własnych pracowników z odpowiednim zasobem wiedzy,
• audyty zewnętrzne — realizowane przez audytorów niezwiązanych z kontrolowaną organizacją,
• audyt drugiej strony – wykonywany przez jednostkę, która występuje w roli zamawiającego w celu zbadania jakości u swoich podwykonawców (aktualnych lub potencjalnych). Jest przeprowadzany własnymi zasobami lub za pośrednictwem firmy zewnętrznej,
• audyt wstępny – audyt zerowy przeprowadzany w celu określenia gotowości organizacji do audytu certyfikującego bądź w celu przygotowania firmy do wdrożenia systemów ISO. Zazwyczaj realizowany przez firmy specjalizujące się we wdrażaniu danych norm ISO,
• audyt trzeciej strony – inaczej zwany audytem certyfikacyjnym. Prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą posiadającą uprawnienia do nadawania certyfikatów zgodności z normami ISO.

Trzeba wiedzieć, że do uzyskania certyfikatu zgodności z normami ISO wymagany jest wyłącznie audyt trzeciej strony (certyfikacyjny). Reszta jest nieobowiązkowa. Jednak ich przeprowadzenie pomoże w upewnieniu się, czy wszystko jest w pełni przygotowane na właściwy test. Pozwoli to zaoszczędzić czas oraz inne środki, które trzeba byłoby zainwestować w razie ewentualnych poprawek (czyli po uzyskaniu negatywnej oceny podczas badania certyfikacyjnego).

Wnioski: normy ISO

Do uzyskania certyfikacji ISO uprawnione są wyłącznie firmy i organizacje (nie jest nadawana osobom fizycznym). Samo ISO nie zapewnia certyfikacji – jest ona realizowana przez wyznaczone podmioty zewnętrzne.

Posiadanie certyfikatu ISO niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala lepiej planować, co musi być wykonane przy każdym zamówieniu. Jednocześnie wyznacza konkretne standardy, które należy spełnić, a także daje narzędzia do zagwarantowania spójności, jakości i bezpieczeństwa działalności. Oprócz tego wspiera firmy w utrzymaniu aktualności produktów i usług.

 

Kancelaria RPMS zajmuje się kompleksową obsługą prawną sektora e-commrpmserce, ochroną i monitoringiem marki w sieci, prawem mediów, prawem w sektorze IT, prawem transportowym. Rozbudowana kadra sprawia, że możemy działać dla klientów kompleksowo i podejmować się realizacji szerokich tematycznie, od prawa lotniczego, po regulacje prawne rynku FMCG.