Z naszych obserwacji wynika, że dotychczasowa praktyka kierowania przez wykonawców robót budowlanych powiadomień o wpływie okoliczności związanych z COVID-19, w tym w szczególności powiadomień w trybie art. 15 r Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w bardzo wielu wypadkach sprowadza się wyłącznie do ogólnego informowania zamawiających, niejednokrotnie bez wnikania w istotne szczegóły. Problem ten co raz częściej dostrzegają także zamawiający, wzywając wykonawców do przedstawienia co raz to bardziej szczegółowych danych oraz stosownej dokumentacji

Mając na uwadze trudności oraz wątpliwości dotyczące dokumentowania okoliczności związanych z COVID-19 (widoczne niejednokrotnie w powiadomieniach składanych przez wykonawców) poniżej przedstawiamy wskazówki, na co w naszej ocenie warto zwrócić szczególną uwagę dokumentując oraz przedstawiając wpływ okoliczności związanych z COVID-19.

12 praktycznych wskazówek dotyczących gromadzenia informacji do dokumentacji roszczeniowej:

1. Odpowiedni harmonogram bazowy. W obecnej sytuacji do opracowania roszczenia o przedłużenie czasu na ukończenie inwestycji zastosowanie będą miały prospektywne metody analizy harmonogramu. Upewnij się zatem, że posiadasz odpowiednio przygotowany harmonogram bazowy czyli ten z umowy lub jego odpowiednio uaktualnioną wersję. Pamiętaj, że harmonogram bazowy powinien być zaakceptowany przez zamawiającego, posiadać rozsądną, prawidłową sekwencję zadań oraz logiczne połączenia pomiędzy nimi.
2. Bieżąca aktualizacja harmonogramu.  Wykonuj na bieżąco aktualizację harmonogramu realizacyjnego (zadań wprzód ale również w tył). Potwierdź, że zadania w harmonogramie mają aktualne rzeczywiste daty rozpoczęcia i ukończenia czy też procent zaawansowania. W razie potrzeby popraw i dodaj więcej szczegółów, aby harmonogram był skutecznym narzędziem zarządzania a informacje w nim zawarte do wykorzystania w późniejszych działaniach roszczeniowych.
3. Skrupulatne dokumentowanie zdarzeń/zakłóceń. Dokumentuj, do czego zostałeś zobligowany przez władze państwowe, jak długo musiałeś to robić i na jakie roboty budowlane miało to wpływ. Wykonuj to samo dla wewnętrznych decyzji o wstrzymaniu danego frontu robót. Upewnij się, że zamawiający otrzymał o tym informację. Uwzględnij wszelkie decyzje lub dyskusje z władzami, a także między inwestorem/zamawiającym, podwykonawcami, dostawcami, i projektantami.
4. Dodatkowe koszty związane z przedłużeniem realizacji inwestycji. Upewnij się, że prawidłowo zbierasz oraz klasyfikujesz dane kosztowe dotyczące związanych z epidemią dodatkowych kosztów realizacji prac budowlanych, w tym kosztów pośrednich ponoszonych w związku z wydłużeniem czasu realizacji Inwestycji
5. Raporty dotyczące pracowników oraz sprzętu. Zrozumienie pełnego wpływu epidemii COVID-19 wymaga monitoringu tego kto pracował, kiedy pracował, gdzie pracował i czy działał zdalnie. Wymaga także rejestrowania przypadków, w których konieczna była izolacja lub kwarantanna oraz kiedy pracownik powrócił do pracy. Upewnij się zatem czy sporządzasz raporty dla wszystkich pracowników oraz sprzętu. Raporty dotyczące zatrudnienia powinny być sporządzane codziennie. Dodatkowo powinny posiadać, przynajmniej na wysokim poziomie, odniesienia do zadań z harmonogramu realizacji prac. To samo tyczy się raportów dotyczących sprzętu. Dodatkowo powinny one wskazywać, czy sprzęt był aktywny czy nieaktywny. Jeśli urządzenie było nieaktywne, raport powienien wyjaśniać przyczynę.
6. Narzędzia „Work Sampling Method”. „Work Sampling Method” to jedna z metod stosowana przy opracowywaniu roszczeń dotyczących spadku produktywności, polegająca między innymi na bezpośredniej obserwacji dnia pracowników produkcyjnych. Zakłada ona użycie kwestionariusza, który przekazany pracownikom na budowie, pozwala na określenie przyczyn oraz rozmiaru spadku produktywności. Przemyśl wprowadzenie takiego narzędzia u siebie, ponieważ może ono ułatwić powiązanie np. braku możliwości przebywania w jednym pomieszczeniu naraz wielu osób z konkretną utratą wydajności.
7. Wizualne udokumentowanie placu budowy. Wykonuj zdjęcia oraz nagrania placu budowy pokazujące napotykane utrudnienia i zorganizuj pliki oraz dokumenty w taki sposób, aby ułatwić ich późniejsze wykorzystanie. Upewnij się, aby zdjęcia i nagrania posiadały informacje dotyczące daty i czasu ich wykonywania np. znak wodny z datą na zdjęciach.
8. Platforma zarządzania dokumentacją. Najlepszą formą magazynowania i wykorzystywania danych jest platforma zarządzania dokumentacją. Jeśli inwestycja na której pracujesz, nie posiada takiego narzędzia poświęć chwilę aby na nowo przemyśleć strukturę plików oraz dokumentów swojej elektronicznej bazy danych, być może zmienić nazwy / przenumerować pliki, aby były one przechowywane rozsądnie a korzystanie z nich wygodne.
9. Dokumenty w formie elektronicznej. Uporządkowana baza danych będzie nieefektywna w użyciu jeśli dokumenty w niej umieszczane będą w formie zamkniętej np. screen, skan dokumentu. Minimum (oprócz wiadomości mailowych) to pliki PDF pozwalające na edycje.
10. Zorganizuj swoją skrzynkę pocztową. Nie od dziś wiadomo, że najlepszą bazą wszelakich informacji (również tych poufnych) są nasze własne skrzynki email. Teraz, gdy być może epidemia wywołała przestoje w naszej pracy, jest najlepszy czas na przejrzenie nieprzeczytanych wiadomości, usunięcie spamu i innych maili niezwiązanych z pracą oraz utworzenie lub uporządkowanie folderów, które w przyszłości ułatwiają szybkie znajdowanie odpowiednich informacji. Indeksuj odpowiednio emaile, tak, aby po wpisaniu np. frazy „COVID – 19 – kwarantanna” w szybki sposób uzyskać odpowiednie wiadomości.
11. Fakty zabezpieczone w formie zewnętrznej opinii biegłego. Zastanów się nad zabezpieczeniem okoliczności w formie zewnętrznej opinii biegłego np. na temat prawidłowości organizacji pracy w zmienionych warunkach czy też użycia zamiennika danego materiału na równoważny (np. z powodu zamknięcia fabryk producentów). Pewnych okoliczności nie będzie można odtworzyć „post factum” a wykonawcy mogą spotkać się z zarzutami nieefektywnego przeciwdziałania skutkom epidemii. Opinia taka może okazać się silnym argumentem przy negocjacjach dotyczących roszczeń.
12. Zapytaj eksperta. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących gromadzenia dokumentacji, zwróć się do odpowiedniego eksperta. Wiele firm prawniczych oraz eksperckich, zajmujących się doradztwem kontraktowym oferuje swoim Klientom bardzo często bezpłatne wsparcie w tej trudnej sytuacji w formie telekonferencji, artykułów czy też rozmowy nad konkretnym problemem.